Automatisation des e-mails
Transformez vos e-mails entrants en processus structurés.
Le produit Automatisation des e-mails traite chaque e-mail entrant comme le point de départ d’une tâche. Il détermine l’objet du message, en extrait les informations utiles, crée ou met à jour un dossier et le transmet à la bonne personne ou au bon processus.
Ce que fait le produit
Le produit se connecte à une boîte mail professionnelle et traite les messages entrants. Chaque e-mail est classé selon vos propres catégories, comme les commandes, les demandes d’information, les réclamations ou les demandes de rendez-vous, et les informations pertinentes sont extraites.
Au lieu de s’arrêter à un résumé, le produit détermine à quel processus l’e-mail se rattache. Il crée ou met à jour un dossier structuré, l’attribue à une personne ou à une équipe et, le cas échéant, prépare un brouillon de réponse ou l’étape suivante. Si ce paramétrage est choisi, rien n’est envoyé sans l’accord d’une personne.
Traitement de chaque e-mail
- Classé dans vos catégories
- Résumé et doté d’une priorité
- Informations clés extraites dans des champs structurés
- Rattaché à un dossier nouveau ou existant
- Attribué à la bonne personne, à la bonne équipe ou au bon processus
Ce que vous obtenez
- Un suivi structuré des demandes entrantes
- Un responsable clairement identifié pour chaque message
- Des brouillons de réponse prêts à vérifier, si l’option est configurée
- Des données stockées en base de données ou transmises à vos systèmes de gestion
Fonctionne de manière autonome
Le produit Automatisation des e-mails est vendu et installé séparément et ne nécessite aucun autre produit. Si vous utilisez aussi un autre produit, il peut y être connecté dans le cadre d’une personnalisation optionnelle. Par exemple, les e-mails contenant des factures pourraient être transmis au produit Automatisation des factures.
Le problème résolu
Une grande partie du travail réel arrive par e-mail, mais une boîte mail n’est pas un processus. Les messages sont lus, transférés, relus, et les informations sont recopiées à la main dans d’autres outils.
- Des boîtes partagées où l’on ne sait pas qui traite quoi
- Des informations issues d’e-mails ressaisies dans des tableurs ou d’autres systèmes
- Des demandes similaires auxquelles on répond à chaque fois de zéro
- Aucune vue structurée de ce qui est arrivé et de ce qui reste en suspens
Fonctionnement
- 1
Recevoir
Les nouveaux e-mails arrivent dans une boîte mail professionnelle connectée, par exemple Microsoft 365 ou Google Workspace.
- 2
Comprendre et classer
Chaque e-mail est résumé et affecté à l’une de vos catégories.
- 3
Extraire
Noms, références, dates, articles demandés et autres informations sont extraits.
- 4
Créer ou mettre à jour
L’e-mail est rattaché au processus concerné, et un dossier structuré est créé ou mis à jour.
- 5
Orienter
L’élément est attribué à la bonne personne, à la bonne équipe ou au bon processus, selon vos règles.
- 6
Préparer le suivi
Le cas échéant, un brouillon de réponse ou une action suivante est préparé, avec validation avant envoi si l’option est configurée.
Exemple de processus
Une entreprise de services reçoit les demandes de ses clients dans une boîte partagée info@.
- 01Un client demande par e-mail à déplacer un rendez-vous existant
- 02L’e-mail est classé comme demande de rendez-vous, avec une priorité normale
- 03Le nom du client, la référence de réservation et la date souhaitée sont extraits
- 04La réservation existante est mise à jour et le dossier est attribué à l’équipe planning
- 05Un brouillon de réponse confirmant la demande est préparé, puis un membre de l’équipe le vérifie et l’envoie
Fonctionnalités clés
Classement des e-mails
Vos propres catégories, pas un jeu d’étiquettes générique.
Résumés et priorité
Un résumé court et une priorité pour chaque message.
Extraction d’informations
Des champs structurés issus du contenu de l’e-mail.
Dossiers et suivi
Créer de nouveaux dossiers ou mettre à jour des dossiers existants.
Orientation et attribution
Confier le travail à la bonne personne, à la bonne équipe ou au bon processus selon des règles.
Brouillons de réponse
Des brouillons prêts à vérifier, avec validation avant envoi si l’option est configurée.
Déclencheurs de processus
Lancer les étapes de suivi convenues lorsqu’un certain type d’e-mail arrive.
Sortie structurée
Stocker les résultats en base de données ou les transmettre à vos systèmes de gestion.
Impact attendu pour l’entreprise
- Réduire le temps passé à lire, trier et transférer les e-mails
- Réduire la recopie manuelle d’informations depuis les e-mails vers d’autres systèmes
- Identifier clairement qui est responsable de chaque message
- Garder une trace structurée des demandes entrantes et de leur statut
Avant
- Lire chaque e-mail pour décider qui doit le traiter
- Recopier les informations des e-mails dans des tableurs ou d’autres outils
- Rédiger de zéro des réponses similaires
Après
- Les e-mails arrivent classés et attribués
- Les informations clés figurent déjà dans un dossier structuré
- Les brouillons de réponse sont prêts à être vérifiés
L’effet réel dépend de vos volumes et de votre processus actuel. Nous discutons d’attentes réalistes lors de l’analyse des besoins.
Personnalisation
Le cœur de l’automatisation, adapté à vos processus.
Chaque boîte mail et chaque équipe fonctionnent différemment : le produit est donc paramétré selon vos catégories, vos règles et vos systèmes.
- Catégories d’e-mails et règles de classement
- Champs à extraire pour chaque catégorie
- Règles de priorité et d’orientation vers les personnes, équipes et processus
- Structure des dossiers
- Modèles de réponse, ton et règles de validation
- Lieu de stockage des résultats et systèmes mis à jour, selon le périmètre convenu
Propriété et déploiement
Ce produit est installé dans une infrastructure que votre organisation détient et paie. Après la livraison, vous supprimez nos accès et gardez le contrôle total.
- Votre dépôt, votre base de données et votre déploiement
- Vos données, vos comptes d’API et vos comptes de services externes
- Accès développeur uniquement pendant le projet, supprimé par vos soins après la livraison
- Continue de fonctionner sans nos comptes ni nos serveurs
| Microsoft 365 / Google Workspace | Accès à la boîte mail à automatiser |
|---|---|
| GitHub | Dépôt privé contenant le code du système |
| Supabase | Base de données pour les dossiers |
| Vercel | Hébergement de l’application |
| Anthropic API | Compréhension et extraction des e-mails assistées par IA |
Tarifs
Prix du projet
2 500 € – 4 000 €
Un prix de projet unique pour la personnalisation, l’installation, les tests et la livraison. Le prix final est convenu par écrit après l’analyse des besoins.
Tarifs clients fondateursTarifs de lancement pour nos 3 premiers projets clients.
Les prix s’entendent hors TVA, le cas échéant.
Après une livraison réussie, nous pourrons vous demander l’autorisation d’utiliser des résultats anonymisés ou une étude de cas. Le choix vous appartient toujours.
Inclus dans le projet
- Paramétrage des catégories, des champs et des règles d’orientation
- Connexion de la boîte mail et installation dans votre infrastructure
- Tests avec de vrais e-mails entrants
- Remise et documentation
Ce qui influence le prix final
- Nombre de catégories d’e-mails et de processus
- Complexité des règles d’extraction et d’orientation
- Nombre de boîtes mail connectées
- Rédaction de réponses et intégrations nécessaires
Les coûts de fonctionnement des services sur vos propres comptes (hébergement, base de données, utilisation de l’API d’IA) vous sont facturés directement par ces fournisseurs.
Comment commander
Tous les produits se commandent de la même manière :
- 1Contact
- 2Besoins
- 3Périmètre et devis
- 4Personnalisation
- 5Mise en œuvre
- 6Tests
- 7Livraison
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Envoyez-nous une brève description de votre processus actuel. Nous vous répondrons avec nos questions pour définir le périmètre et les prochaines étapes.