Automazione email
Trasforma le email aziendali in arrivo in processi strutturati.
Automazione email tratta ogni email in arrivo come l’inizio di un’attività. Capisce di cosa tratta, estrae i dettagli utili, crea o aggiorna un record e lo passa alla persona o al processo giusto.
Cosa fa
Automazione email si collega a una casella di posta aziendale ed elabora i messaggi in arrivo. Ogni email viene classificata secondo le tue categorie, come ordini, richieste di informazioni, reclami o richieste di appuntamento, e le informazioni rilevanti vengono estratte.
Invece di fermarsi a un riassunto, il prodotto stabilisce a quale processo appartiene l’email. Crea o aggiorna un record strutturato, lo assegna a una persona o a un team e, dove opportuno, prepara una bozza di risposta o il passo successivo. Se configurato così, nulla viene inviato senza l’approvazione di una persona.
Cosa succede a ogni email
- Classificata nelle tue categorie
- Riassunta e con una priorità assegnata
- Dettagli principali estratti in campi strutturati
- Collegata a un record o a una pratica, nuovi o esistenti
- Assegnata alla persona, al team o al processo giusto
Cosa ricevi
- Record strutturati delle richieste in arrivo
- Una responsabilità chiara per ogni messaggio
- Bozze di risposta pronte per la verifica, se configurato
- Dati salvati in un database o trasmessi ai tuoi sistemi aziendali
Funziona in autonomia
Automazione email viene venduta e installata singolarmente e non richiede altri prodotti. Se utilizzi anche un altro prodotto, può essere collegato come personalizzazione facoltativa. Ad esempio, le email con fatture potrebbero essere passate ad Automazione fatture.
Il problema che risolve
Molto lavoro concreto arriva via email, ma una casella di posta non è un processo. I messaggi vengono letti, inoltrati e riletti, e i dettagli vengono copiati a mano in altri strumenti.
- Caselle condivise in cui non è chiaro chi gestisce cosa
- Dettagli delle email ridigitati in fogli di calcolo o altri sistemi
- Richieste simili a cui si risponde ogni volta da zero
- Nessuna panoramica strutturata di ciò che è arrivato e di ciò che è ancora aperto
Come funziona
- 1
Ricezione
Le nuove email arrivano in una casella aziendale collegata, ad esempio Microsoft 365 o Google Workspace.
- 2
Comprensione e classificazione
Ogni email viene riassunta e assegnata a una delle tue categorie.
- 3
Estrazione
Vengono estratti nomi, riferimenti, date, articoli richiesti e altri dettagli.
- 4
Creazione o aggiornamento dei record
L’email viene collegata al processo pertinente e viene creato o aggiornato un record strutturato o una pratica.
- 5
Smistamento
L’elemento viene assegnato alla persona, al team o al processo giusto, secondo le tue regole.
- 6
Preparazione dei passi successivi
Dove opportuno, viene preparata una bozza di risposta o l’azione successiva, con approvazione prima dell’invio se configurato.
Esempio di processo
Un’azienda di servizi riceve le richieste dei clienti in una casella condivisa info@.
- 01Un cliente chiede via email di spostare un appuntamento già fissato
- 02L’email viene classificata come richiesta di appuntamento con priorità normale
- 03Vengono estratti il nome del cliente, il riferimento della prenotazione e la data richiesta
- 04Il record della prenotazione esistente viene aggiornato e la pratica viene assegnata al team che gestisce gli appuntamenti
- 05Viene preparata una bozza di risposta che conferma la richiesta; un collaboratore la verifica e la invia
Funzionalità principali
Classificazione delle email
Le tue categorie, non un elenco generico di etichette.
Riassunti e priorità
Un breve riassunto e una priorità per ogni messaggio.
Estrazione delle informazioni
Campi strutturati ricavati dal contenuto dell’email.
Record e pratiche
Crea nuovi record o pratiche, oppure aggiorna quelli esistenti.
Smistamento e assegnazione
Invia il lavoro alla persona, al team o al processo giusto secondo regole definite.
Bozze di risposta
Bozze pronte per la verifica, con approvazione prima dell’invio se configurato.
Attivazione di processi
Avvia i passaggi successivi concordati quando arriva un certo tipo di email.
Output strutturato
Salva i risultati in un database o li trasmette ai tuoi sistemi aziendali.
Impatto atteso sull’azienda
- Ridurre il tempo dedicato a leggere, smistare e inoltrare email
- Ridurre la copia manuale dei dettagli dalle email ad altri sistemi
- Rendere chiaro chi è responsabile di ogni messaggio
- Mantenere un registro strutturato delle richieste in arrivo e del loro stato
Prima
- Leggere ogni email per decidere chi deve gestirla
- Copiare i dettagli dalle email in fogli di calcolo o altri strumenti
- Scrivere da zero risposte simili
Dopo
- Le email arrivano già classificate e assegnate
- I dettagli principali sono già in un record strutturato
- Le bozze di risposta sono pronte per la verifica
L’effetto reale dipende dai tuoi volumi e dal processo attuale. Parliamo di aspettative realistiche durante l’analisi dei requisiti.
Personalizzazione
Automazione di base, adattata ai tuoi processi.
Ogni casella di posta e ogni team lavorano in modo diverso, per questo il prodotto viene configurato in base alle tue categorie, regole e sistemi.
- Categorie di email e regole di classificazione
- Campi da estrarre per ogni categoria
- Regole di priorità e smistamento verso persone, team e processi
- Struttura di record e pratiche
- Modelli, tono e regole di approvazione delle bozze di risposta
- Dove vengono salvati i risultati e quali sistemi vengono aggiornati, come concordato nell’ambito del progetto
Proprietà e installazione
Questo prodotto viene installato su un’infrastruttura che la tua organizzazione possiede e paga. Dopo la consegna, revochi il nostro accesso e mantieni il pieno controllo.
- Il tuo repository, il tuo database e il tuo ambiente di produzione
- I tuoi dati, i tuoi account API e gli account dei servizi esterni
- Accesso per gli sviluppatori solo durante il progetto, revocato da te dopo la consegna
- Continua a funzionare senza i nostri account o server
| Microsoft 365 / Google Workspace | Accesso alla casella di posta da automatizzare |
|---|---|
| GitHub | Repository privato con il codice del sistema |
| Supabase | Database per record e pratiche |
| Vercel | Hosting dell’applicazione |
| Anthropic API | Comprensione ed estrazione delle email assistite dall’IA |
Prezzi
Prezzo del progetto
2.500 € – 4.000 €
Un prezzo una tantum per personalizzazione, installazione, test e consegna. Il prezzo finale viene concordato per iscritto dopo l’analisi dei requisiti.
Prezzi per clienti fondatoriPrezzi di lancio per i nostri primi 3 progetti con clienti.
I prezzi si intendono IVA esclusa, ove applicabile.
Dopo una consegna andata a buon fine, potremmo chiederti il permesso di usare risultati anonimizzati o un caso di studio. La scelta spetta sempre a te.
Incluso nel progetto
- Configurazione di categorie, campi e regole di smistamento
- Collegamento della casella di posta e installazione sulla tua infrastruttura
- Test con email reali in arrivo
- Passaggio di consegne e documentazione
Cosa influisce sul prezzo finale
- Numero di categorie di email e di processi
- Complessità delle regole di estrazione e smistamento
- Numero di caselle di posta collegate
- Preparazione delle bozze di risposta e integrazioni richieste
I costi di esercizio dei servizi sui tuoi account (hosting, database, utilizzo delle API di IA) ti vengono fatturati direttamente dai rispettivi fornitori.
Come ordinare
Ogni prodotto si ordina allo stesso modo:
- 1Contatto
- 2Requisiti
- 3Ambito e preventivo
- 4Personalizzazione
- 5Implementazione
- 6Test
- 7Consegna
Parliamo di Automazione email
Inviaci una breve descrizione del tuo processo attuale. Ti risponderemo con alcune domande per definire l’ambito e i prossimi passi.