E-Mail-Automatisierung
Eingehende Geschäfts-E-Mails in strukturierte Abläufe verwandeln.
Die E-Mail-Automatisierung behandelt jede eingehende E-Mail als Beginn eines Arbeitsvorgangs. Sie erkennt, worum es in der E-Mail geht, extrahiert die nützlichen Angaben, legt einen Datensatz an oder aktualisiert ihn und leitet ihn an die richtige Person oder den richtigen Prozess weiter.
Was das Produkt leistet
Die E-Mail-Automatisierung wird mit einem geschäftlichen Postfach verbunden und verarbeitet eingehende Nachrichten. Jede E-Mail wird nach Ihren eigenen Kategorien klassifiziert, etwa Bestellungen, Anfragen, Reklamationen oder Terminanfragen, und die relevanten Informationen werden extrahiert.
Statt bei einer Zusammenfassung stehen zu bleiben, entscheidet das Produkt, zu welchem Ablauf die E-Mail gehört. Es legt einen strukturierten Datensatz an oder aktualisiert ihn, weist ihn einer Person oder einem Team zu und bereitet bei Bedarf einen Antwortentwurf oder den nächsten Schritt vor. Sofern entsprechend konfiguriert, wird nichts ohne Freigabe durch eine Person versendet.
Was mit jeder E-Mail passiert
- Einordnung in Ihre Kategorien
- Zusammenfassung und Priorisierung
- Extraktion wichtiger Angaben in strukturierte Felder
- Verknüpfung mit einem neuen oder bestehenden Datensatz oder Vorgang
- Zuweisung an die richtige Person, das richtige Team oder den richtigen Prozess
Was Sie erhalten
- Strukturierte Datensätze zu eingehenden Anfragen
- Klare Zuständigkeit für jede Nachricht
- Vorbereitete Antwortentwürfe zur Prüfung, sofern konfiguriert
- Daten, gespeichert in einer Datenbank oder an Ihre Geschäftssysteme übergeben
Funktioniert eigenständig
Die E-Mail-Automatisierung wird einzeln verkauft und installiert und setzt kein anderes Produkt voraus. Wenn Sie ein weiteres Produkt nutzen, kann es im Rahmen einer optionalen Anpassung verbunden werden. So könnten zum Beispiel Rechnungs-E-Mails an die Rechnungsautomatisierung übergeben werden.
Welches Problem es löst
Viel echte Arbeit kommt per E-Mail an, doch ein Postfach ist kein Arbeitsablauf. Nachrichten werden gelesen, weitergeleitet und erneut gelesen, und Angaben werden von Hand in andere Tools übertragen.
- Gemeinsame Postfächer, in denen unklar ist, wer was bearbeitet
- Angaben aus E-Mails werden in Tabellen oder andere Systeme abgetippt
- Ähnliche Anfragen werden jedes Mal von Grund auf neu beantwortet
- Keine strukturierte Übersicht, was eingegangen und was noch offen ist
So funktioniert’s
- 1
Empfangen
Neue E-Mails gehen in einem verbundenen geschäftlichen Postfach ein, etwa in Microsoft 365 oder Google Workspace.
- 2
Verstehen und klassifizieren
Jede E-Mail wird zusammengefasst und einer Ihrer Kategorien zugeordnet.
- 3
Extrahieren
Namen, Referenzen, Datumsangaben, angefragte Artikel und weitere Angaben werden extrahiert.
- 4
Datensätze anlegen oder aktualisieren
Die E-Mail wird dem passenden Ablauf zugeordnet, und ein strukturierter Datensatz oder Vorgang wird angelegt oder aktualisiert.
- 5
Weiterleiten
Der Vorgang wird nach Ihren Regeln der richtigen Person, dem richtigen Team oder Prozess zugewiesen.
- 6
Nächsten Schritt vorbereiten
Bei Bedarf wird ein Antwortentwurf oder die nächste Aktion vorbereitet – sofern konfiguriert, mit Freigabe vor dem Versand.
Beispielablauf
Ein Dienstleistungsunternehmen erhält Kundenanfragen in einem gemeinsamen info@-Postfach.
- 01Ein Kunde bittet per E-Mail, einen bestehenden Termin zu verschieben
- 02Die E-Mail wird als Terminanfrage klassifiziert und mit normaler Priorität versehen
- 03Kundenname, Buchungsreferenz und gewünschtes Datum werden extrahiert
- 04Der bestehende Buchungsdatensatz wird aktualisiert und der Vorgang dem Terminteam zugewiesen
- 05Ein Antwortentwurf, der die Anfrage bestätigt, wird vorbereitet; ein Teammitglied prüft und versendet ihn
Wichtige Funktionen
E-Mail-Klassifizierung
Ihre eigenen Kategorien statt allgemeiner Standard-Labels.
Zusammenfassung und Priorität
Eine kurze Zusammenfassung und Priorität für jede Nachricht.
Informationsextraktion
Strukturierte Felder aus dem Inhalt der E-Mail.
Datensätze und Vorgänge
Neue Datensätze oder Vorgänge anlegen oder bestehende aktualisieren.
Weiterleitung und Zuweisung
Arbeit per Regel an die richtige Person, das richtige Team oder den richtigen Prozess leiten.
Antwortentwürfe
Vorbereitete Entwürfe zur Prüfung – sofern konfiguriert, mit Freigabe vor dem Versand.
Ablauf-Trigger
Vereinbarte Folgeschritte starten, wenn eine bestimmte Art von E-Mail eingeht.
Strukturierte Ausgabe
Ergebnisse in einer Datenbank speichern oder an Ihre Geschäftssysteme übergeben.
Erwarteter Nutzen
- Weniger Zeit für das Lesen, Sortieren und Weiterleiten von E-Mails
- Weniger manuelles Übertragen von Angaben aus E-Mails in andere Systeme
- Klare Zuständigkeit für jede Nachricht
- Ein strukturierter Überblick über eingehende Anfragen und ihren Status
Vorher
- Jede E-Mail lesen, um zu entscheiden, wer sie bearbeiten soll
- Angaben aus E-Mails in Tabellen oder andere Tools kopieren
- Ähnliche Antworten jedes Mal neu schreiben
Nachher
- E-Mails kommen klassifiziert und zugewiesen an
- Wichtige Angaben stehen bereits in einem strukturierten Datensatz
- Antwortentwürfe liegen zur Prüfung bereit
Die tatsächliche Wirkung hängt von Ihren Mengen und Ihrem aktuellen Prozess ab. Realistische Erwartungen besprechen wir in der Anforderungsphase.
Anpassung
Kernautomatisierung, angepasst an Ihre Abläufe.
Jedes Postfach und jedes Team arbeitet anders. Deshalb wird das Produkt auf Ihre Kategorien, Regeln und Systeme eingerichtet.
- E-Mail-Kategorien und Klassifizierungsregeln
- Zu extrahierende Felder je Kategorie
- Prioritäts- und Weiterleitungsregeln für Personen, Teams und Prozesse
- Struktur von Datensätzen und Vorgängen
- Vorlagen, Tonalität und Freigaberegeln für Antwortentwürfe
- Wo Ergebnisse gespeichert und welche Systeme aktualisiert werden, wie im Leistungsumfang vereinbart
Eigentum & Bereitstellung
Dieses Produkt wird in Infrastruktur installiert, die Ihrem Unternehmen gehört und von ihm bezahlt wird. Nach der Übergabe entziehen Sie uns den Zugriff und behalten die volle Kontrolle.
- Ihr Repository, Ihre Datenbank und Ihr Deployment
- Ihre Daten, API-Konten und Konten bei externen Diensten
- Entwicklerzugriff nur während des Projekts – nach der Übergabe von Ihnen entfernt
- Läuft ohne unsere Konten oder Server weiter
| Microsoft 365 / Google Workspace | Zugriff auf das zu automatisierende Postfach |
|---|---|
| GitHub | Privates Repository mit dem Code des Systems |
| Supabase | Datenbank für Datensätze und Vorgänge |
| Vercel | Hosting für die Anwendung |
| Anthropic API | KI-gestütztes Verstehen und Extrahieren von E-Mails |
Preise
Projektpreis
2.500 € – 4.000 €
Ein einmaliger Projektpreis für Anpassung, Installation, Tests und Übergabe. Der endgültige Preis wird nach dem Anforderungsgespräch schriftlich vereinbart.
Preise für GründungskundenEinführungspreise für unsere ersten 3 Kundenprojekte.
Preise verstehen sich ohne MwSt., sofern diese anfällt.
Nach erfolgreicher Umsetzung fragen wir Sie möglicherweise, ob wir anonymisierte Ergebnisse oder eine Fallstudie verwenden dürfen. Die Entscheidung liegt immer bei Ihnen.
Im Projekt enthalten
- Einrichtung von Kategorien, Feldern und Weiterleitungsregeln
- Postfachanbindung und Installation in Ihrer Infrastruktur
- Tests mit echten eingehenden E-Mails
- Übergabe und Dokumentation
Was den endgültigen Preis beeinflusst
- Anzahl der E-Mail-Kategorien und Abläufe
- Komplexität der Extraktions- und Weiterleitungsregeln
- Anzahl der verbundenen Postfächer
- Antwortentwürfe und erforderliche Integrationen
Laufende Kosten für Dienste in Ihren eigenen Konten (Hosting, Datenbank, Nutzung der KI-API) rechnen die jeweiligen Anbieter direkt mit Ihnen ab.
So bestellen Sie
Jedes Produkt wird auf die gleiche Weise bestellt:
- 1Kontakt
- 2Anforderungen
- 3Umfang & Angebot
- 4Anpassung
- 5Umsetzung
- 6Tests
- 7Übergabe
Sprechen Sie mit uns über E-Mail-Automatisierung
Beschreiben Sie Ihren aktuellen Ablauf kurz. Wir antworten mit Fragen zur Klärung des Umfangs und den nächsten Schritten.