Finanzen
Rechnungsautomatisierung
Eingangsrechnungen in strukturierte Geschäftsdaten verwandeln.
Die Rechnungsautomatisierung liest Ihre Eingangsrechnungen, extrahiert die Informationen, die Ihre Buchhaltung braucht, prüft sie und liefert einheitliche Rechnungsdatensätze in Excel oder eine Datenbank.
Was das Produkt leistet
Jeder Lieferant schickt Rechnungen in einem anderen Layout. Die Rechnungsautomatisierung liest jede Rechnung und extrahiert jedes Mal dieselben Felder – ob die Rechnung ein sauberes PDF oder eine gescannte Seite ist.
Die extrahierten Daten werden auf Stimmigkeit geprüft, zum Beispiel ob Beträge und Steuern aufgehen. Rechnungen, die Aufmerksamkeit erfordern, werden zur Prüfung markiert. Das Ergebnis ist ein strukturierter Rechnungsdatensatz, vorbereitet für den nächsten Schritt in Ihrem Prozess: Freigabe, Buchung oder Reporting.
Typische Rechnungsfelder
- Lieferant
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum, sofern vorhanden
- Nettobetrag, Steuern und Gesamtbetrag
- Währung
- Eigene Felder, etwa Bestellreferenzen oder Kostenstellen
Was Sie erhalten
- Einen strukturierten Datensatz pro Rechnung
- Zur Prüfung markierte Rechnungen mit Unstimmigkeiten
- Export nach Excel oder Speicherung in einer Datenbank
- Daten, vorbereitet für Ihre nachgelagerten Prozesse
Funktioniert eigenständig
Die Rechnungsautomatisierung wird einzeln verkauft und installiert. Wenn Sie auch die E-Mail-Automatisierung oder den Bankabgleich nutzen, können die Produkte im Rahmen einer optionalen Anpassung verbunden werden.
Rechnungsautomatisierung in Aktion
Ein echter Durchlauf von Anfang bis Ende mit einer synthetischen B2B-Rechnung.
Echte Produktdemo · Synthetische Demo-Rechnung · Wartezeit gekürzt
- 01B2B-Rechnung hochladen
- 02Rechnungsfelder und Positionen extrahieren
- 03Dubletten- und Plausibilitätsprüfungen ausführen
- 04Markierte Felder mit der Quelle abgleichen
- 05Freigeben und nach Excel exportieren
Welches Problem es löst
Rechnungen treffen laufend und in vielen Formaten ein. Jemand muss jede einzelne öffnen und dieselben Angaben in eine Tabelle oder Buchhaltungssoftware eintragen, bevor es weitergehen kann.
- Manuelle Erfassung von Lieferant, Datum und Beträgen für jede Rechnung
- Jeder Lieferant mit eigenem Layout
- Rechen- oder Steuerfehler, die erst spät auffallen
- Keine einheitliche Übersicht über alle Eingangsrechnungen
So funktioniert’s
- 1
Rechnungen empfangen
Rechnungen werden hochgeladen oder aus einer vereinbarten Quelle abgerufen.
- 2
Rechnung auslesen
Der Text wird aus dem Dokument gelesen, bei gescannten Rechnungen per OCR.
- 3
Rechnungsdaten extrahieren
Lieferant, Rechnungsnummer, Datumsangaben, Beträge, Steuern, Währung und Ihre eigenen Felder werden extrahiert.
- 4
Validieren und prüfen
Beträge und Pflichtfelder werden geprüft. Rechnungen, die Aufmerksamkeit erfordern, werden zur Bestätigung durch eine Person markiert.
- 5
Datensätze ausgeben
Freigegebene Rechnungsdatensätze werden nach Excel exportiert oder in einer Datenbank gespeichert.
Beispielablauf
Ein Großhandelsunternehmen erhält Lieferantenrechnungen als PDF und erfasst sie vor der Freigabe in einem Rechnungseingangsbuch.
- 01Die Rechnungen des Tages werden gemeinsam hochgeladen
- 02Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Nettobetrag, Steuer, Gesamtbetrag und Währung werden extrahiert
- 03Eine Rechnung, bei der Nettobetrag plus Steuer nicht den Gesamtbetrag ergibt, wird markiert
- 04Die Buchhalterin prüft die Originalrechnung und korrigiert den Wert
- 05Alle Rechnungen werden in das Rechnungseingangsbuch übernommen und sind bereit zur Freigabe
Wichtige Funktionen
Extraktion von Rechnungsdaten
Lieferant, Rechnungsnummer, Datumsangaben, Beträge, Steuern und Währung.
Unterschiedliche Layouts
Verarbeitet Rechnungen vieler Lieferanten in unterschiedlichen Formaten.
Konfigurierbare Felder
Ergänzen Sie die Felder, die Ihr Prozess braucht, etwa Bestellreferenzen oder Kostenstellen.
Plausibilitätsprüfungen
Markiert Rechnungen, bei denen Beträge nicht aufgehen oder Pflichtfelder fehlen.
Manuelle Prüfung
Markierte Rechnungen werden anhand des Originaldokuments bestätigt.
Strukturierte Ausgabe
Einheitliche Rechnungsdatensätze in Excel oder einer Datenbank.
Erwarteter Nutzen
- Weniger manuelle Rechnungserfassung
- Rechnungsinformationen in einer einheitlichen Struktur
- Schnellere Rechnungsprüfung durch Fokus auf markierte Rechnungen
- Strukturierte Daten für Freigabe, Buchhaltung und Reporting
Vorher
- Jede Rechnung öffnen und die relevanten Werte ablesen
- Lieferant, Datum und Beträge in eine Tabelle eintippen
- Rechenfehler erst später im Prozess entdecken
Nachher
- Rechnungsdaten werden beim Eingang der Rechnungen extrahiert
- Nur markierte Rechnungen müssen genauer angesehen werden
- Strukturierte Datensätze sind bereit für den nächsten Schritt
Die tatsächliche Wirkung hängt von Ihren Mengen und Ihrem aktuellen Prozess ab. Realistische Erwartungen besprechen wir in der Anforderungsphase.
Anpassung
Kernautomatisierung, angepasst an Ihre Abläufe.
Jede Buchhaltung erfasst Rechnungen etwas anders. Deshalb wird das Produkt auf Ihre Felder, Regeln und Ausgabe eingerichtet.
- Zu extrahierende Rechnungsfelder, einschließlich Ihrer eigenen Referenzen
- Validierungsregeln für Beträge, Steuern und Pflichtfelder
- Prüfregeln, wann eine Rechnung markiert wird
- Herkunft der Rechnungen, etwa Upload oder ein freigegebener Ordner
- Ausgabeformat für Excel oder Ihre Datenbank
- Export in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System, sofern technisch möglich und im Leistungsumfang vereinbart
Eigentum & Bereitstellung
Dieses Produkt wird in Infrastruktur installiert, die Ihrem Unternehmen gehört und von ihm bezahlt wird. Nach der Übergabe entziehen Sie uns den Zugriff und behalten die volle Kontrolle.
- Ihr Repository, Ihre Datenbank und Ihr Deployment
- Ihre Daten, API-Konten und Konten bei externen Diensten
- Entwicklerzugriff nur während des Projekts – nach der Übergabe von Ihnen entfernt
- Läuft ohne unsere Konten oder Server weiter
| GitHub | Privates Repository mit dem Code des Systems |
|---|---|
| Supabase | Datenbank für Rechnungsdatensätze und Dateien |
| Vercel | Hosting für die Prüfoberfläche |
| Anthropic API | KI-gestütztes Auslesen und Extrahieren von Rechnungen |
Preise
Projektpreis
2.500 € – 3.500 €
Ein einmaliger Projektpreis für Anpassung, Installation, Tests und Übergabe. Der endgültige Preis wird nach dem Anforderungsgespräch schriftlich vereinbart.
Preise für GründungskundenEinführungspreise für unsere ersten 3 Kundenprojekte.
Preise verstehen sich ohne MwSt., sofern diese anfällt.
Nach erfolgreicher Umsetzung fragen wir Sie möglicherweise, ob wir anonymisierte Ergebnisse oder eine Fallstudie verwenden dürfen. Die Entscheidung liegt immer bei Ihnen.
Im Projekt enthalten
- Einrichtung von Rechnungsfeldern und Validierungsregeln
- Installation in Ihrer Infrastruktur
- Tests mit Ihren eigenen Rechnungen
- Übergabe und Dokumentation
Was den endgültigen Preis beeinflusst
- Anzahl individueller Felder und Regeln
- Art des Rechnungseingangs
- Ausgabeformat und Zielsysteme
- Erforderliche Integrationen
Laufende Kosten für Dienste in Ihren eigenen Konten (Hosting, Datenbank, Nutzung der KI-API) rechnen die jeweiligen Anbieter direkt mit Ihnen ab.
So bestellen Sie
Jedes Produkt wird auf die gleiche Weise bestellt:
- 1Kontakt
- 2Anforderungen
- 3Umfang & Angebot
- 4Anpassung
- 5Umsetzung
- 6Tests
- 7Übergabe
Sprechen Sie mit uns über Rechnungsautomatisierung
Beschreiben Sie Ihren aktuellen Ablauf kurz. Wir antworten mit Fragen zur Klärung des Umfangs und den nächsten Schritten.