Finanse
Automatyzacja faktur
Zamieniaj faktury przychodzące w uporządkowane rekordy.
Automatyzacja faktur odczytuje Twoje faktury przychodzące, wyodrębnia informacje potrzebne działowi finansowemu, sprawdza je i dostarcza spójne rekordy faktur do Excela lub bazy danych.
Co robi
Każdy dostawca wystawia faktury w innym układzie. Automatyzacja faktur odczytuje każdą fakturę i za każdym razem wyodrębnia ten sam zestaw pól — niezależnie od tego, czy to czytelny plik PDF, czy zeskanowana strona.
Wyodrębnione dane są sprawdzane pod kątem spójności, np. czy kwoty i podatki się sumują. Faktury wymagające uwagi są oznaczane do weryfikacji. Wynikiem jest uporządkowany rekord faktury, przygotowany do kolejnego etapu Twojego procesu: akceptacji, księgowania lub raportowania.
Typowe pola faktury
- Dostawca
- Numer faktury
- Data wystawienia i termin płatności, jeśli są dostępne
- Kwota netto, podatki i kwota brutto
- Waluta
- Własne pola, np. numery zamówień lub centra kosztów (MPK)
Co otrzymujesz
- Jeden uporządkowany rekord dla każdej faktury
- Faktury z niezgodnościami oznaczone do weryfikacji
- Eksport do Excela lub zapis w bazie danych
- Dane przygotowane dla kolejnych procesów
Działa samodzielnie
Automatyzacja faktur jest sprzedawana i instalowana samodzielnie. Jeśli korzystasz również z produktów Automatyzacja poczty e-mail lub Uzgadnianie bankowe, można je połączyć w ramach opcjonalnego dostosowania.
Zobacz, jak działa Automatyzacja faktur
Rzeczywisty przebieg od początku do końca na syntetycznej fakturze B2B.
Demo rzeczywistego produktu · Syntetyczna faktura demonstracyjna · Skrócony czas oczekiwania
- 01Wgranie faktury B2B
- 02Wyodrębnienie pól faktury i pozycji
- 03Kontrola duplikatów i poprawności
- 04Weryfikacja oznaczonych pól względem źródła
- 05Zatwierdzenie i eksport do Excela
Jaki problem rozwiązuje
Faktury napływają nieustannie i w wielu formatach. Ktoś musi otworzyć każdą z nich i wpisać te same dane do arkusza kalkulacyjnego lub programu księgowego, zanim będzie można zająć się dalszą pracą.
- Ręczne wpisywanie dostawcy, dat i kwot z każdej faktury
- Inny układ faktury u każdego dostawcy
- Błędy w obliczeniach lub podatkach wykrywane za późno
- Brak spójnego zestawienia wszystkich faktur przychodzących
Jak to działa
- 1
Odbiór faktur
Faktury są wgrywane lub pobierane z uzgodnionego źródła.
- 2
Odczyt faktury
Tekst jest odczytywany z dokumentu, a w przypadku zeskanowanych faktur — za pomocą OCR.
- 3
Wyodrębnienie danych
Wyodrębniane są: dostawca, numer faktury, daty, kwoty, podatki, waluta oraz Twoje własne pola.
- 4
Walidacja i weryfikacja
Kwoty i pola obowiązkowe są sprawdzane. Faktury wymagające uwagi są oznaczane do potwierdzenia przez człowieka.
- 5
Zapis rekordów
Zatwierdzone rekordy faktur są eksportowane do Excela lub zapisywane w bazie danych.
Przykładowy proces
Hurtownia otrzymuje faktury od dostawców w formacie PDF i przed akceptacją wpisuje je do rejestru faktur.
- 01Faktury z danego dnia są wgrywane razem
- 02Wyodrębniane są: dostawca, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, kwota netto, podatek, kwota brutto i waluta
- 03Jedna faktura, na której kwota netto powiększona o podatek nie jest równa kwocie brutto, zostaje oznaczona
- 04Pracownik księgowości sprawdza oryginał faktury i poprawia wartość
- 05Wszystkie faktury trafiają do rejestru, gotowe do akceptacji
Najważniejsze funkcje
Ekstrakcja danych z faktur
Dostawca, numer faktury, daty, kwoty, podatki i waluta.
Różne układy faktur
Obsługuje faktury od wielu dostawców w różnych formatach.
Konfigurowalne pola
Dodaj pola potrzebne w Twoim procesie, np. numery zamówień lub centra kosztów (MPK).
Kontrole poprawności
Oznacza faktury, w których kwoty się nie sumują lub brakuje pól obowiązkowych.
Weryfikacja przez człowieka
Oznaczone faktury są potwierdzane na podstawie oryginalnego dokumentu.
Uporządkowany wynik
Spójne rekordy faktur w Excelu lub bazie danych.
Oczekiwane efekty biznesowe
- Mniej ręcznego wprowadzania faktur
- Informacje z faktur uporządkowane w jednej spójnej strukturze
- Szybsza weryfikacja dzięki skupieniu się na oznaczonych fakturach
- Uporządkowane dane gotowe do akceptacji, księgowania i raportowania
Przed
- Otwierasz każdą fakturę i odczytujesz potrzebne wartości
- Wpisujesz dostawcę, daty i kwoty do arkusza kalkulacyjnego
- Błędy w obliczeniach wychodzą na jaw na dalszym etapie procesu
Po
- Dane z faktur są wyodrębniane na bieżąco, gdy faktury wpływają
- Dokładniej trzeba przejrzeć tylko oznaczone faktury
- Uporządkowane rekordy są gotowe do kolejnego kroku
Rzeczywisty efekt zależy od Twoich wolumenów i obecnego procesu. Realistyczne oczekiwania omawiamy na etapie zbierania wymagań.
Dostosowanie
Gotowy rdzeń automatyzacji, dopasowany do Twojego procesu.
Każdy dział finansowy rejestruje faktury nieco inaczej, dlatego produkt jest konfigurowany pod Twoje pola, reguły i oczekiwany wynik.
- Pola faktury do wyodrębnienia, w tym Twoje własne numery referencyjne
- Reguły walidacji kwot, podatków i pól obowiązkowych
- Reguły określające, kiedy faktura jest oznaczana do weryfikacji
- Źródło faktur, np. wgrywanie lub folder współdzielony
- Format wyniku dla Excela lub Twojej bazy danych
- Eksport do Twojego programu księgowego lub systemu ERP, jeśli jest to technicznie możliwe i uzgodnione w zakresie projektu
Własność i wdrożenie
Ten produkt jest instalowany w infrastrukturze, która należy do Twojej organizacji i jest przez nią opłacana. Po przekazaniu usuwasz nasz dostęp i zachowujesz pełną kontrolę.
- Twoje repozytorium, baza danych i wdrożenie
- Twoje dane, konta API i konta usług zewnętrznych
- Dostęp dla programistów tylko na czas projektu, usuwany przez Ciebie po przekazaniu
- Działa dalej bez naszych kont i serwerów
| GitHub | Prywatne repozytorium z kodem systemu |
|---|---|
| Supabase | Baza danych na rekordy faktur i pliki |
| Vercel | Hosting interfejsu weryfikacji |
| Anthropic API | Odczyt faktur i ekstrakcja danych wspierane przez AI |
Cena
Cena projektu
2 500 € – 3 500 €
Jednorazowa cena projektu za dostosowanie, instalację, testy i przekazanie. Ostateczna cena jest uzgadniana na piśmie po omówieniu wymagań.
Ceny dla pierwszych klientówCeny wprowadzające dla naszych pierwszych 3 projektów klientów.
Ceny nie zawierają podatku VAT, jeśli ma on zastosowanie.
Po pomyślnym zakończeniu projektu możemy poprosić o zgodę na wykorzystanie zanonimizowanych wyników lub opisu wdrożenia (case study). Decyzja zawsze należy do Ciebie.
Co obejmuje projekt
- Konfiguracja pól faktury i reguł walidacji
- Instalacja w Twojej infrastrukturze
- Testy na Twoich własnych fakturach
- Przekazanie i dokumentacja
Od czego zależy ostateczna cena
- Liczba własnych pól i reguł
- Sposób otrzymywania faktur
- Format wyniku i systemy docelowe
- Wymagane integracje
Za bieżące korzystanie z usług na Twoich własnych kontach (hosting, baza danych, AI API) rozliczają Cię bezpośrednio ich dostawcy.
Jak zamówić
Każdy produkt zamawia się w ten sam sposób:
- 1Kontakt
- 2Wymagania
- 3Zakres i wycena
- 4Dostosowanie
- 5Wdrożenie
- 6Testy
- 7Przekazanie
Porozmawiajmy o Twoim projekcie: Automatyzacja faktur
Wyślij krótki opis swojego obecnego procesu. W odpowiedzi prześlemy pytania potrzebne do określenia zakresu i kolejne kroki.