Automatyzacja poczty e-mail
Zamieniaj przychodzącą pocztę firmową w uporządkowane procesy.
Automatyzacja poczty e-mail traktuje każdą przychodzącą wiadomość jako początek konkretnego zadania. Ustala, czego dotyczy wiadomość, wyodrębnia przydatne informacje, tworzy lub aktualizuje rekord i przekazuje go właściwej osobie lub do właściwego procesu.
Co robi
Automatyzacja poczty e-mail łączy się z firmową skrzynką pocztową i przetwarza przychodzące wiadomości. Każdy e-mail jest klasyfikowany według Twoich własnych kategorii, np. zamówienia, zapytania, reklamacje lub prośby o ustalenie terminu, a istotne informacje są wyodrębniane.
Zamiast poprzestać na podsumowaniu, produkt ustala, do którego procesu należy wiadomość. Tworzy lub aktualizuje uporządkowany rekord, przypisuje go osobie lub zespołowi i — tam, gdzie to zasadne — przygotowuje szkic odpowiedzi lub kolejny krok. Przy odpowiedniej konfiguracji nic nie zostaje wysłane bez akceptacji człowieka.
Co dzieje się z każdym e-mailem
- Klasyfikacja według Twoich kategorii
- Podsumowanie i nadanie priorytetu
- Wyodrębnienie kluczowych informacji do uporządkowanych pól
- Powiązanie z nowym lub istniejącym rekordem albo sprawą
- Przypisanie do właściwej osoby, zespołu lub procesu
Co otrzymujesz
- Uporządkowane rekordy przychodzących zgłoszeń
- Jasno określoną odpowiedzialność za każdą wiadomość
- Przygotowane szkice odpowiedzi do sprawdzenia, jeśli tak skonfigurowano
- Dane zapisane w bazie danych lub przekazane do Twoich systemów firmowych
Działa samodzielnie
Automatyzacja poczty e-mail jest sprzedawana i instalowana samodzielnie i nie wymaga żadnego innego produktu. Jeśli korzystasz również z innego produktu, można go połączyć w ramach opcjonalnego dostosowania. Na przykład e-maile z fakturami mogą być przekazywane do produktu Automatyzacja faktur.
Jaki problem rozwiązuje
Wiele realnej pracy trafia do firmy e-mailem, ale skrzynka pocztowa to nie proces. Wiadomości są czytane, przekazywane dalej i czytane ponownie, a informacje przepisuje się ręcznie do innych narzędzi.
- Wspólne skrzynki, w których nie wiadomo, kto czym się zajmuje
- Informacje z e-maili przepisywane do arkuszy kalkulacyjnych lub innych systemów
- Podobne zapytania za każdym razem obsługiwane od zera
- Brak uporządkowanego zestawienia tego, co wpłynęło, i tego, co jest nadal otwarte
Jak to działa
- 1
Odbiór
Nowe wiadomości trafiają do podłączonej skrzynki firmowej, np. w Microsoft 365 lub Google Workspace.
- 2
Analiza i klasyfikacja
Każdy e-mail jest podsumowywany i przypisywany do jednej z Twoich kategorii.
- 3
Ekstrakcja
Wyodrębniane są nazwiska, numery referencyjne, daty, żądane pozycje i inne informacje.
- 4
Tworzenie lub aktualizacja rekordów
E-mail jest łączony z odpowiednim procesem, a uporządkowany rekord lub sprawa są tworzone albo aktualizowane.
- 5
Przekazanie
Zadanie jest przypisywane właściwej osobie, zespołowi lub procesowi na podstawie Twoich reguł.
- 6
Przygotowanie dalszych działań
Tam, gdzie to zasadne, przygotowywany jest szkic odpowiedzi lub kolejne działanie — przy odpowiedniej konfiguracji z akceptacją przed wysłaniem.
Przykładowy proces
Firma usługowa otrzymuje zgłoszenia klientów na wspólną skrzynkę info@.
- 01Klient prosi e-mailem o przesunięcie umówionego terminu
- 02E-mail zostaje sklasyfikowany jako prośba o zmianę terminu i oznaczony priorytetem normalnym
- 03Wyodrębniane są: imię i nazwisko klienta, numer rezerwacji i żądana data
- 04Istniejący rekord rezerwacji zostaje zaktualizowany, a sprawa przypisana do zespołu odpowiedzialnego za terminy
- 05Przygotowany zostaje szkic odpowiedzi potwierdzającej prośbę, który pracownik sprawdza i wysyła
Najważniejsze funkcje
Klasyfikacja e-maili
Twoje własne kategorie, a nie ogólny zestaw etykiet.
Podsumowania i priorytety
Krótkie podsumowanie i priorytet dla każdej wiadomości.
Ekstrakcja informacji
Uporządkowane pola pozyskane z treści e-maila.
Rekordy i sprawy
Tworzenie nowych rekordów lub spraw albo aktualizacja istniejących.
Przekazywanie i przypisywanie
Kierowanie zadań do właściwej osoby, zespołu lub procesu według reguł.
Szkice odpowiedzi
Przygotowane szkice do sprawdzenia, przy odpowiedniej konfiguracji z akceptacją przed wysłaniem.
Wyzwalacze procesów
Uruchamianie uzgodnionych dalszych kroków, gdy wpłynie określony rodzaj wiadomości.
Uporządkowany wynik
Zapis wyników w bazie danych lub przekazanie ich do Twoich systemów firmowych.
Oczekiwane efekty biznesowe
- Mniej czasu na czytanie, sortowanie i przekazywanie e-maili
- Mniej ręcznego przepisywania informacji z e-maili do innych systemów
- Jasna odpowiedzialność za każdą wiadomość
- Uporządkowany rejestr przychodzących zgłoszeń i ich statusu
Przed
- Czytasz każdy e-mail, aby zdecydować, kto powinien się nim zająć
- Przepisujesz informacje z e-maili do arkuszy lub innych narzędzi
- Piszesz podobne odpowiedzi od zera
Po
- E-maile trafiają do Ciebie już sklasyfikowane i przypisane
- Kluczowe informacje są już w uporządkowanym rekordzie
- Szkice odpowiedzi czekają na sprawdzenie
Rzeczywisty efekt zależy od Twoich wolumenów i obecnego procesu. Realistyczne oczekiwania omawiamy na etapie zbierania wymagań.
Dostosowanie
Gotowy rdzeń automatyzacji, dopasowany do Twojego procesu.
Każda skrzynka i każdy zespół pracują inaczej, dlatego produkt jest konfigurowany pod Twoje kategorie, reguły i systemy.
- Kategorie e-maili i reguły klasyfikacji
- Pola do wyodrębnienia dla każdej kategorii
- Reguły priorytetów i przekazywania do osób, zespołów i procesów
- Struktura rekordów i spraw
- Szablony szkiców odpowiedzi, ton i reguły akceptacji
- Miejsce zapisu wyników i systemy do aktualizacji, zgodnie z zakresem projektu
Własność i wdrożenie
Ten produkt jest instalowany w infrastrukturze, która należy do Twojej organizacji i jest przez nią opłacana. Po przekazaniu usuwasz nasz dostęp i zachowujesz pełną kontrolę.
- Twoje repozytorium, baza danych i wdrożenie
- Twoje dane, konta API i konta usług zewnętrznych
- Dostęp dla programistów tylko na czas projektu, usuwany przez Ciebie po przekazaniu
- Działa dalej bez naszych kont i serwerów
| Microsoft 365 / Google Workspace | Dostęp do automatyzowanej skrzynki pocztowej |
|---|---|
| GitHub | Prywatne repozytorium z kodem systemu |
| Supabase | Baza danych na rekordy i sprawy |
| Vercel | Hosting aplikacji |
| Anthropic API | Analiza e-maili i ekstrakcja danych wspierane przez AI |
Cena
Cena projektu
2 500 € – 4 000 €
Jednorazowa cena projektu za dostosowanie, instalację, testy i przekazanie. Ostateczna cena jest uzgadniana na piśmie po omówieniu wymagań.
Ceny dla pierwszych klientówCeny wprowadzające dla naszych pierwszych 3 projektów klientów.
Ceny nie zawierają podatku VAT, jeśli ma on zastosowanie.
Po pomyślnym zakończeniu projektu możemy poprosić o zgodę na wykorzystanie zanonimizowanych wyników lub opisu wdrożenia (case study). Decyzja zawsze należy do Ciebie.
Co obejmuje projekt
- Konfiguracja kategorii, pól i reguł przekazywania
- Podłączenie skrzynki i instalacja w Twojej infrastrukturze
- Testy na rzeczywistej poczcie przychodzącej
- Przekazanie i dokumentacja
Od czego zależy ostateczna cena
- Liczba kategorii e-maili i procesów
- Złożoność reguł ekstrakcji i przekazywania
- Liczba podłączonych skrzynek
- Przygotowywanie szkiców odpowiedzi i wymagane integracje
Za bieżące korzystanie z usług na Twoich własnych kontach (hosting, baza danych, AI API) rozliczają Cię bezpośrednio ich dostawcy.
Jak zamówić
Każdy produkt zamawia się w ten sam sposób:
- 1Kontakt
- 2Wymagania
- 3Zakres i wycena
- 4Dostosowanie
- 5Wdrożenie
- 6Testy
- 7Przekazanie
Porozmawiajmy o Twoim projekcie: Automatyzacja poczty e-mail
Wyślij krótki opis swojego obecnego procesu. W odpowiedzi prześlemy pytania potrzebne do określenia zakresu i kolejne kroki.