Betrieb
Einkaufs- & Lieferautomatisierung
Vergleichen Sie, was Sie bestellt haben, mit dem, was geliefert wurde.
Die Einkaufs- & Lieferautomatisierung liest Ihre Einkaufs- und Lieferdokumente, verknüpft zusammengehörige Datensätze und gleicht sie ab. Sie sehen, welche Lieferungen übereinstimmen, welche Teillieferungen sind und welche sich jemand ansehen muss.
Was das Produkt leistet
Einkauf und Wareneingang erzeugen laufend Dokumente: Bestellungen, Lieferscheine von Lieferanten, Wareneingangsbelege. Das Produkt extrahiert Bestellnummern, Lieferanten, Artikel, Mengen und Datumsangaben aus diesen Dokumenten und macht daraus strukturierte Datensätze.
Anschließend erkennt es, welche Dokumente zusammengehören, und vergleicht erwartete und gelieferte Angaben nach klaren, regelbasierten Kriterien. Das Ergebnis ist für jede Bestellung sichtbar, und alles Unklare geht zur Prüfung an eine Person.
Typische Eingangsdaten
- Bestellungen
- Lieferscheine
- Wareneingangsbelege
- Weitere Lieferantendokumente und zugehörige betriebliche Unterlagen
Erkannte Situationen
- Mengen, die mit der Bestellung übereinstimmen
- Teillieferungen
- Abweichungen zwischen bestellten und gelieferten Artikeln oder Mengen
- Fehlende Dokumente oder fehlende Angaben
- Datensätze, die eine manuelle Prüfung erfordern
Funktioniert eigenständig
Die Einkaufs- & Lieferautomatisierung wird einzeln verkauft und installiert. Wenn Sie später weitere Produkte nutzen, können diese im Rahmen einer optionalen Anpassung verbunden werden.
Welches Problem es löst
Lieferdokumente von Hand mit Bestellungen abzugleichen ist langsam und eintönig. Bei steigenden Mengen werden Abweichungen leicht übersehen und fallen erst später auf.
- Lieferscheine werden Position für Position mit Bestellungen verglichen
- Teillieferungen werden in separaten Tabellen oder gar nicht nachverfolgt
- Lieferanten verwenden unterschiedliche Dokumentformate
- Keine klare Übersicht, welche Bestellungen vollständig sind und welche nicht
So funktioniert’s
- 1
Dokumente empfangen
Bestellungen, Lieferscheine und Wareneingangsbelege werden hochgeladen.
- 2
Angaben extrahieren
Lieferanten, Bestellnummern, Artikel, Mengen und Datumsangaben werden in strukturierte Datensätze übernommen.
- 3
Datensätze verknüpfen
Lieferdokumente werden mit den zugehörigen Bestellungen verknüpft.
- 4
Abgleichen
Erwartete und gelieferte Angaben werden anhand Ihrer Geschäftsregeln verglichen – mit Übereinstimmungen und Abweichungen.
- 5
Ausnahmen prüfen
Abweichungen und unsichere Werte werden einer Person zur Klärung angezeigt.
- 6
Ergebnisse speichern
Strukturierte Datensätze und Prüfergebnisse werden gespeichert und können nach Excel exportiert werden.
Beispielablauf
Ein Handelsunternehmen bestellt bei mehreren Lieferanten und erhält die Ware zusammen mit dem Lieferschein des Lieferanten.
- 01Das Team im Wareneingang lädt einen Lieferschein hoch
- 02Bestellnummer, Artikel und Mengen werden aus dem Lieferschein extrahiert
- 03Der Lieferschein wird mit der passenden Bestellung verknüpft
- 04Die meisten Positionen stimmen überein, ein Artikel wurde jedoch in geringerer Menge geliefert und wird als Teillieferung markiert
- 05Ein Teammitglied bestätigt die Teillieferung, und die Bestellung bleibt für die fehlende Menge offen
Wichtige Funktionen
Dokumente auslesen
Bestellungen, Lieferscheine, Wareneingangsbelege und weitere Lieferantendokumente.
Positionsdaten extrahieren
Artikel, Mengen, Einheiten und Referenzen je Dokument.
Verknüpfung von Datensätzen
Erkennt, welche Dokumente zur selben Bestellung gehören.
Regelbasierter Abgleich
Nachvollziehbare, erklärbare Logik für den Vergleich erwarteter und gelieferter Angaben.
Umgang mit Ausnahmen
Teillieferungen, Abweichungen und fehlende Angaben werden markiert.
Strukturierte Ergebnisse
Datensätze und Prüfergebnisse in einer Datenbank, exportierbar nach Excel.
Erwarteter Nutzen
- Weniger manueller Abgleich zwischen Einkaufs- und Lieferdokumenten
- Teillieferungen und Abweichungen lassen sich leichter erkennen
- Einkaufs- und Wareneingangsdaten in einer einheitlichen Struktur
- Übersichtlichere Prüfung durch Fokus auf Ausnahmen
Vorher
- Lieferscheine Position für Position mit Bestellungen vergleichen
- Teillieferungen in separaten Listen nachverfolgen
- Abweichungen erst spät bemerken
Nachher
- Dokumente werden automatisch verknüpft und abgeglichen
- Nur Ausnahmen werden zur Prüfung vorgelegt
- Der Status jeder Bestellung ist an einer Stelle sichtbar
Die tatsächliche Wirkung hängt von Ihren Mengen und Ihrem aktuellen Prozess ab. Realistische Erwartungen besprechen wir in der Anforderungsphase.
Anpassung
Kernautomatisierung, angepasst an Ihre Abläufe.
Dokumenttypen, Toleranzen und Abgleichsregeln unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Das Produkt wird nach Ihren Vorgaben eingerichtet.
- Dokumenttypen und Felder
- Regeln zum Verknüpfen und Abgleichen von Datensätzen
- Umgang mit Teillieferungen und Toleranzen
- Prüfregeln, wann ein Datensatz markiert wird
- Ausgabestruktur für Excel oder Ihre Datenbank
- Anbindung an Ihr Einkaufs- oder ERP-System, sofern technisch möglich und im Leistungsumfang vereinbart
Eigentum & Bereitstellung
Dieses Produkt wird in Infrastruktur installiert, die Ihrem Unternehmen gehört und von ihm bezahlt wird. Nach der Übergabe entziehen Sie uns den Zugriff und behalten die volle Kontrolle.
- Ihr Repository, Ihre Datenbank und Ihr Deployment
- Ihre Daten, API-Konten und Konten bei externen Diensten
- Entwicklerzugriff nur während des Projekts – nach der Übergabe von Ihnen entfernt
- Läuft ohne unsere Konten oder Server weiter
| GitHub | Privates Repository mit dem Code des Systems |
|---|---|
| Supabase | Datenbank für Dokumente, Datensätze und Prüfergebnisse |
| Vercel | Hosting für die Prüfoberfläche |
| Anthropic API | KI-gestütztes Auslesen von Dokumenten |
Preise
Projektpreis
3.500 € – 5.000 €
Komplexe Abgleiche oder ERP-Integrationen können ein individuelles Angebot erfordern.
Ein einmaliger Projektpreis für Anpassung, Installation, Tests und Übergabe. Der endgültige Preis wird nach dem Anforderungsgespräch schriftlich vereinbart.
Preise für GründungskundenEinführungspreise für unsere ersten 3 Kundenprojekte.
Preise verstehen sich ohne MwSt., sofern diese anfällt.
Nach erfolgreicher Umsetzung fragen wir Sie möglicherweise, ob wir anonymisierte Ergebnisse oder eine Fallstudie verwenden dürfen. Die Entscheidung liegt immer bei Ihnen.
Im Projekt enthalten
- Einrichtung von Dokumenttypen, Feldern und Abgleichsregeln
- Installation in Ihrer Infrastruktur
- Tests mit Ihren eigenen Dokumenten
- Übergabe und Dokumentation
Was den endgültigen Preis beeinflusst
- Anzahl der Dokumenttypen
- Komplexität der Abgleichsregeln und Toleranzen
- Erforderlicher Detailgrad auf Positionsebene
- Erforderliche Integrationen
Laufende Kosten für Dienste in Ihren eigenen Konten (Hosting, Datenbank, Nutzung der KI-API) rechnen die jeweiligen Anbieter direkt mit Ihnen ab.
So bestellen Sie
Jedes Produkt wird auf die gleiche Weise bestellt:
- 1Kontakt
- 2Anforderungen
- 3Umfang & Angebot
- 4Anpassung
- 5Umsetzung
- 6Tests
- 7Übergabe
Sprechen Sie mit uns über Einkaufs- & Lieferautomatisierung
Beschreiben Sie Ihren aktuellen Ablauf kurz. Wir antworten mit Fragen zur Klärung des Umfangs und den nächsten Schritten.