Dokumente
Dokumente → Excel
Geschäftsdokumente in strukturierte Excel-Daten umwandeln.
Dokumente → Excel liest die Dokumente, mit denen Ihr Unternehmen arbeitet, erfasst die benötigten Informationen und liefert sie als strukturierte Zeilen in Excel oder einer Datenbank. Unsichere Werte werden zur Prüfung durch einen Menschen markiert.
Was das Produkt leistet
Viele Geschäftsdokumente enthalten die Informationen, die Sie brauchen – aber nicht in einer Form, die sich sortieren, filtern oder weiterverwenden lässt. Dokumente → Excel liest PDFs, Word-Dateien, gescannte Seiten und Bilder und extrahiert die von Ihnen festgelegten Felder: Namen, Daten, Referenznummern, Beträge, Positionen oder alles andere, worauf Ihr Prozess angewiesen ist.
Jeder Wert wird als strukturiertes Feld zusammen mit einem Konfidenzwert gespeichert. Werte, die Aufmerksamkeit erfordern, werden neben dem Originaldokument angezeigt, sodass eine Person sie vor dem Export bestätigen oder korrigieren kann.
Typische Eingangsdaten
- PDF-Dokumente
- Word-Dokumente
- Gescannte Dokumente und Bilder
- Tabellenbasierte Quelldateien, falls relevant
Was Sie erhalten
- Strukturierte Felder, festgelegt für Ihre Dokumenttypen
- Eine Excel-Datei in dem Layout, mit dem Sie arbeiten
- In einer Datenbank gespeicherte Datensätze zur späteren Nutzung
- Eine klare Übersicht, welche Werte geprüft oder korrigiert wurden
Funktioniert eigenständig
Dokumente → Excel wird einzeln verkauft und installiert. Wenn Sie später weitere Produkte nutzen, können diese im Rahmen einer optionalen Anpassung verbunden werden.
Dokumente → Excel in Aktion
Ein echter Durchlauf von Anfang bis Ende mit einem synthetischen Demo-Dokument: einer PDF-Packliste eines Lieferanten.
Echte Produktdemo · Synthetisches Demo-Dokument · Wartezeit gekürzt
- 01PDF-Packliste hochladen
- 02KI extrahiert die Felder und Packstückpositionen
- 03Wichtige Werte mit der markierten Quelle abgleichen und freigeben
- 04Nach Excel exportieren und die exportierte Datei öffnen
Welches Problem es löst
In vielen Unternehmen werden Informationen aus Dokumenten noch von Hand in Tabellen übertragen. Das ist eintönig, kostet Zeit für wichtigere Aufgaben, und kleine Tippfehler bleiben leicht unbemerkt.
- Mitarbeitende tippen jeden Tag dieselben Felder aus PDFs und Word-Dateien ab
- Gescannte Dokumente lassen sich nicht durchsuchen, sortieren oder filtern
- Tippfehler gelangen in Berichte und andere Systeme
- Nützliche Informationen bleiben über einzelne Dateien verstreut
So funktioniert’s
- 1
Dokumente hochladen
Dokumente werden über eine einfache Weboberfläche hinzugefügt – einzeln oder stapelweise.
- 2
Inhalt auslesen
Text wird direkt aus digitalen Dateien gelesen. Gescannte Seiten und Bilder werden per OCR verarbeitet.
- 3
Felder extrahieren
Eine KI-gestützte Extraktion füllt die für jeden Dokumenttyp festgelegten Felder aus.
- 4
Bei Bedarf prüfen
Jeder Wert hat einen Konfidenzwert. Unsichere oder fehlende Werte werden zur Prüfung durch eine Person markiert.
- 5
Daten exportieren
Freigegebene Daten werden nach Excel exportiert und in einer Datenbank gespeichert.
Beispielablauf
Ein Unternehmen führt ein Verzeichnis von Lieferantenzertifikaten, die es als PDF- und Word-Dateien und gelegentlich als Scans erhält.
- 01Eine Mitarbeiterin lädt die Zertifikate dieser Woche in einem Stapel hoch
- 02Lieferantenname, Zertifikatsart, Referenznummer, Ausstellungs- und Ablaufdatum werden aus jedem Dokument extrahiert
- 03Ein Ablaufdatum auf einer schlecht gescannten Seite wird als unsicher markiert
- 04Die Mitarbeiterin gleicht es mit dem Original ab und bestätigt den Wert
- 05Die neuen Datensätze werden in das Excel-Verzeichnis des Unternehmens übernommen
Wichtige Funktionen
PDF- und Word-Dokumente
Liest digitale PDFs und Word-Dateien direkt.
Scans und Bilder
Liest gescannte Seiten und abfotografierte Dokumente per OCR.
Konfigurierbare Felder
Extrahiert die für jeden Ihrer Dokumenttypen festgelegten Felder.
Konfidenzwerte
Zeigt, wie verlässlich jeder extrahierte Wert ist.
Manuelle Prüfung
Markierte Werte werden direkt neben dem Quelldokument geprüft.
Ausgabe in Excel und Datenbank
Exportiert nach Excel und speichert strukturierte Datensätze in einer Datenbank.
Erwarteter Nutzen
- Weniger eintöniges Kopieren und Einfügen aus Dokumenten
- Unstrukturierte Dokumente werden zu Daten, die Sie sortieren, filtern und weiterverwenden können
- Informationen aus allen Dokumenten in einer einheitlichen Struktur
- Manuelle Kontrolle nur bei den Werten, die sie wirklich brauchen
Vorher
- Jedes Dokument öffnen und nach den relevanten Werten suchen
- Werte von Hand in eine Tabelle eintippen
- Die gesamte Tabelle auf Fehler prüfen
Nachher
- Dokumente stapelweise hochladen
- Nur die zur Prüfung markierten Werte kontrollieren
- Eine strukturierte Excel-Datei exportieren
Die tatsächliche Wirkung hängt von Ihren Mengen und Ihrem aktuellen Prozess ab. Realistische Erwartungen besprechen wir in der Anforderungsphase.
Anpassung
Kernautomatisierung, angepasst an Ihre Abläufe.
Der Extraktions- und Prüfprozess ist für alle Kunden gleich. Unterschiedlich ist, wie er für Ihre Dokumente und Ihre Ausgabe eingerichtet wird.
- Dokumenttypen und die jeweils extrahierten Felder
- Prüfregeln und wann ein Wert markiert wird
- Excel-Layout und Spaltenstruktur
- Datenbankstruktur für gespeicherte Datensätze
- Anbindungen an andere Systeme, sofern im Leistungsumfang vereinbart
Eigentum & Bereitstellung
Dieses Produkt wird in Infrastruktur installiert, die Ihrem Unternehmen gehört und von ihm bezahlt wird. Nach der Übergabe entziehen Sie uns den Zugriff und behalten die volle Kontrolle.
- Ihr Repository, Ihre Datenbank und Ihr Deployment
- Ihre Daten, API-Konten und Konten bei externen Diensten
- Entwicklerzugriff nur während des Projekts – nach der Übergabe von Ihnen entfernt
- Läuft ohne unsere Konten oder Server weiter
| GitHub | Privates Repository mit dem Code des Systems |
|---|---|
| Supabase | Datenbank und Dokumentenspeicher |
| Vercel | Hosting für die Upload- und Prüfoberfläche |
| Anthropic API | KI-gestütztes Auslesen und Extrahieren |
Preise
Projektpreis
1.800 € – 2.500 €
Ein einmaliger Projektpreis für Anpassung, Installation, Tests und Übergabe. Der endgültige Preis wird nach dem Anforderungsgespräch schriftlich vereinbart.
Preise für GründungskundenEinführungspreise für unsere ersten 3 Kundenprojekte.
Preise verstehen sich ohne MwSt., sofern diese anfällt.
Nach erfolgreicher Umsetzung fragen wir Sie möglicherweise, ob wir anonymisierte Ergebnisse oder eine Fallstudie verwenden dürfen. Die Entscheidung liegt immer bei Ihnen.
Im Projekt enthalten
- Einrichtung der vereinbarten Dokumenttypen und Felder
- Installation in Ihrer Infrastruktur
- Tests mit Ihren eigenen Dokumenten
- Übergabe und Dokumentation
Was den endgültigen Preis beeinflusst
- Anzahl der Dokumenttypen
- Anzahl und Komplexität der Felder
- Anteil gescannter oder qualitativ schlechter Dokumente
- Anforderungen an die Ausgabe über den Standard-Excel-Export hinaus
Laufende Kosten für Dienste in Ihren eigenen Konten (Hosting, Datenbank, Nutzung der KI-API) rechnen die jeweiligen Anbieter direkt mit Ihnen ab.
So bestellen Sie
Jedes Produkt wird auf die gleiche Weise bestellt:
- 1Kontakt
- 2Anforderungen
- 3Umfang & Angebot
- 4Anpassung
- 5Umsetzung
- 6Tests
- 7Übergabe
Sprechen Sie mit uns über Dokumente → Excel
Beschreiben Sie Ihren aktuellen Ablauf kurz. Wir antworten mit Fragen zur Klärung des Umfangs und den nächsten Schritten.